Infocell
 

PRENUMERERA GRATIS

PÅ EXCELBREVET

 

Vill du också få helt kostnadsfri Excelutbildning med videos och skrivna tips varje månad?

Fyll i uppgifter i fälten nedan och klicka OK

(OBS! Du kommer att få ett mail där du ombeds bekräfta din gratisprenumeration)

Du kan när som helst avregistrera dig.

 

(Din e-postadress kommer inte att säljas, bytas eller överlåtas)

Namn

Företag

E-post

Registrera   Avregistrera
 
 
 
 

Excelbrevet nr 2 2012


 

EXCELBREVET nr 2 2012

 


Hej!

Här kommer några nya Exceltips. Fler hittar du som vanligt på hemsidan.

Framöver kommer de skrivna tipsen att kompletteras med Excelvideotips. Surfa redan nu in och kika på de befintliga videotipsen: http://www.youtube.com/user/tobiasljung. Välj ”Prenumerera” så får du automatiskt meddelande när nya videor läggs ut.

 

Gillar ni Excelbrevet? Sprid det i s f gärna till kollegor och vänner. Har ni egna tips, idéer eller problem som ni vill att vi ska ta upp i kommande nyhetsbrev så skicka ett mail till info@infocell.se. Nyhetsbrevet är ju till för just Er som läser det.

Med vänlig hälsning,

Tobias Ljung

Konsult & Utbildningsansvarig
0722 – 15 87 11
tobias@infocell.se
http://www.infocell.se/www.infocell.se
Gratis nyhetsbrev:
http://www.infocell.se/sv/nyhetsbrev


TIPS 1 - ANPASSAD DATAINMATNING

Ibland har man Excelfiler där man behöver mata in data i en viss ordning. När man bygger mallar och andra Excelark som olika användare ska använda kan det ibland också var bra att kunna styra i vilken ordning inmatningen av datan sker. Nedan visas hur man kan göra detta. Som steg två visas även hur man med VBA-kod kan göra så att filen alltid öppnas med inmatningen markerad.

  1. Sätta upp anpassad datainmatning via att definiera ett namnområde.
  2. Koppla namnområdet till ett makro som aktiveras när arbetsboken/filen öppnas.

I vårt exempel har vi en fakturalayout. Vi vill nu skapa en speciell ordning för vår inmatning av våra fakturauppgifter.  Vi vill att inmatningen ska börja med F4 (Faktnr) för att sedan gå till F5 (Datum), F6 (Kundnr), C9 (Namn), C10 (Kundnamn), C11 (Adress), C12 (Postnr & Ort), C13 (Telefon), C16 (Säljare), D16 (Projekt), E16 (Betalningsvillkor), G16 (Förfallodatum), C19 (Kvantitet), D19 (Beskrivning) och slutligen cell F19 (Pris).

  1. Tryck ner Ctrl-knappen och markera F5 (OBS! markera alltså inte F4!), fortsätt med Ctrl-knappen nedtryckt och markera F6, C9, C10, C11, C12, C13, C16, D16, E16, G16, C19, D19, F19 slutligen markera F4.
  2. Klicka på menyn ”Formler” och Definiera namn (under menyfliksområdet Definiera namn). Döp namnområdet till INMATNING och klicka ok.

Du har nu skapat en namngivet område i din arbetsbok. Om du går till namnrutan och klickar på namnrutan (eller Ctrl+G och väljer INMATNING) och väljer INMATNING så kommer dessa celler markeras.

3. Du kan nu börja mata in de uppgifter du vill i rätt ordning. Slå Enter eller TAB mellan varje inmatning. T ex slå in fakturanummer ”22222” och Enter - datumet ”2012-02-26” och Enter – Kundnr ”3333” och Enter – Namn ”Olle”, Kundnamn ”Olles Livs” o s v.

Vi du att användaren ska på upp markeringen med automatik när de öppnar filen kan man antingen

1)      Markera inmatningsområdet och spara filen som en mall.
eller

2)      Lägga in ett makro tillsammans med VBA-kod objektet ”ThisWorkbook”:

a) Lägg in enligt bilden nedan i ”ThisWorkbook” (märk att makrot i exemplet heter Makro3).

b) Skapa sedan ett makro med följande utseende:

c) Nu kommer     vårt sparade inmatningsområde att markeras varje gång man öppnar arbetsboken (oavsett hur det är sparat tidigare).

Övningsfilen finns att ladda ner på http://www.infocell.se/sv/tips-tricks/anpassad-datainmatning.


TIPS 2 – MULTIPLA BERÄKNINGAR

Ibland vill man utföra summeringar i flera celler avseende fler olika cellområden samtidigt. Detta tips låter dig göra detta mycket enkelt. I exemplet nedan har vi fyra olika kalkyler.

Vi vill utföra summeringar (autosumma) i alla fyra kalkylerna samtidigt. Vi gör enligt följande:

1. Markera de fyra cellerna (C8, F8, C17 och F17). Håll nere Ctrl-knappen när du markerar cellerna så markeras dem samtidigt.

2. Klicka på autosumma (Fliken Start, listpilen för autosumma, Summa)

Det går även att trycka Alt+Shift+=, vilket är kortkommandot för Autosumma.

3. Vips så har alla kalkyler summerats. Metoden fungera även på andra funktioner som t.ex. MAX, MEDEL etc.

Övningsfilen finns att ladda ner på http://www.infocell.se/sv/tips-tricks/multipla-berakningar.


TIPS 3 – ANPASSA VERKTYGSFÄLTET SNABBÅTKOMST

I Excel 2007 och nyare versioner finns möjlighet att anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst. Först – alla känner inte till vad som menas när man säger ”Verktygsfältet Snabbåtkomst”. Det är ikonraden längst upp till vänster ovanför menyraden som är Snabbåtkomst. Ibilden nedan ser ni vad jag menar:

Mitt tips är följande:

Lägg till de knappar/funktioner som du använder ofta i Excel. Lägg dockintetill de funktioner som du använder med kortkommando. I mitt fall har jag t.ex. lagt till förhandsgranska, utskriftsformat, utskriftsområde, Färgpaletten, filter, sortering, pivottabell, minidiagram, diagram, klistra in tal, lås fönsterrutor och formulär. Detta är funktioner som jag vanligtvis inte använder kortkommando för, men använder dagligen i mitt arbete. Vilka knappar/funktioner är motsvarande för dig i ditt arbete? Lägg till dem enligt nedan och du kommer åt dem oavsett vilken menyflik som för tillfället är aktiverad i Excel.

Så här gör du:

Alt 1: Finns funktionen du önskar lägg till någonstans i menyfliksområdena: Högerklicka bara på någon av funktionerna/knapparna i menyerna och välj Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst.

Alt 2: Funktionen som du önskar lägga till finns inte i menyfliksområden: Klicka på listpilen längst till höger på verktygsfältet Snabbåtkomst. VäljFler kommandon…

Sök fram den funktion som ni är ute efter. T.ex. vill jag nu infoga Formulär. Jag är inte säker på om det ligger i listan för Vanliga kommandon, så jag väljer att visa Alla kommandon.
Sedan klickar jag i fältet nedan där alla funktioner finns tillgängliga och trycker ner ”F” och jag hamnar på första funktioen som börjar på F. Jag letar mig ner till Formulär och klickar på Lägg till>>. Nu är knappen tillagd i Snabbåtkomst.

Jag kan ta bort knappar om jag t.ex. använder kortkommandon. Knappen för Spara (Ctrl+S) eller Ångra (Ctrl+Z), Gör om (Ctrl+Y) använder jag kortkommandon för. Jag högerklickar på knappen och väljer Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst.

Det finns också möjlighet att visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet (ovanför formelfältet). Högerklicka bara på verktygsfältet Snabbåtkomst, välj Visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet.



 
Dela på Facebook Dela på MySpace Dela på Pusha Dela på Twitter