Infocell
 

 

EXCELBREVET nr 2 2013



Hej Excelbrevare!

Först ett jättetack för det nästan osannolika deltagandet i förra numrets tävling. Eftersom det var så hög svarsfrekvens blir det utdelning i form av både Excelbok och utbildning. Thomas Heidkamp på Munkfors kommun får en bok och Joachim Müller på Leman får Excel Premium i tre månader. Vi fortsätter direkt med en tävling som ALLA läsare kan svara på; Excelversion och språk. Kom igen alla läsare!

Svara på två kryssfrågor
- vinn en Excelbok.

Reklamfilm Excel Premium
Klicka på bilden för att spela upp filmen om Excel Premium (välj HD-kvalitet)

Maila gärna tips, idéer och frågeställningar om Excel. Både specifika problemställningar och önskemål om kommande Exceltips är varmt välkomna.

Behov av anpassad utbilding? Du får hjälp att definiera vad ni behöver. Vi hjälper er med förkunskapstest och diskuterar sedan fram ett upplägg som passar för just er. Även utbildnining i övriga Office-program som t.ex. Word, PowerPoint och Outlook.

Trevlig Excelstund,

Tobias Ljung

Konsult & Utbildningsansvarig

0722 – 15 87 11 tobias@infocell.se


Facebook LinkedIn Twitter

Gillar du Excelbrevet? Sprid det gärna till kollegor och vänner.


Tips när ni kollar på videofilmerna: Maximera skärmbilden så att ni har maximal bildyta.
På Youtube behöver ni eventuellt välja HD-kvalitet för bästa upplevelse.


Tips 1 - Skapa pivottabeller från rapportfilter

Ett av de områden som ni läsare tydligt visade att ni ville se mer av är pivottabeller. Här kommer ett avsnitt som visar hur man kan skapa multipla pivottabeller med automatik från pivottabellens rapportfilter.

I Excel Premium ligger just nu 25 avsnitt om pivottabeller vilket motsvarar 3 timmar och 20 minuter effektiv videoutbildning och 23 övningsfiler. Vill ni bli kungar av pivottabeller kan ni bli det från 645 kronor. Beställ här.

Video: Skapa pivottabeller från rapportfilter

Vill du läsa tidigare Excelbrev? Här finns alla gamla Excelbrev samlade.


Vinn en Excelbok

Svara på bara på vilket språk och vilken Excelversion du använder så har du chansen att vinna en Excelbok.

KLICKA HÄR för att tävla. Det tar bara några sekunder att fylla i frågeformuläret.

Vinnare presenteras i nästa Excelbrev.

 


Tips 2 - Beräknat element i pivottabell

Vídeo: Beräknat element i pivottabell

Ni som använder pivottabeller vet att det är inte alltid totalsumma av valda rad- eller kolumnetiketter som man vill visa. Ibland vill man t.ex. visa skillnaden mellan två etiketter.

I denna video lär du dig hur du kan använda beräknade element för att visa skillnaden/differensen mellan t.ex. utfall och budget/prognos i en pivottabell.


Tips 3 - Visa månadens namn från datumfält

Om du har en lista eller tabell med datum i en kolumn (t.ex. 2012-03-29) och istället vill visa månadens namn (mars) kan du göra på följande sätt.

Högerklicka på valda celler och välj "Formatera celler" (Ctrl+1). Under fliken Tal väljer du Anpassat längst ner och anger Typ: "MMMM". Datumet "2013-03-29" visas då som "mars" i cellen.

Vill du visa förkortningen "mar" istället anger du "MMM" istället. "MM" ger dig "03" och "M" ger dig "3".

OBS! skriv med stora bokstäver i fältet för "Typ:"

Om du istället vill visa månadens namn i en annan cell än cellen som innehåller datum kan du använda funktionen TEXT.

TEXT-funktionen omvandlar ett numeriskt värde till text och låter dig bestämma vilket format som ska gälla. TEXT-funktionen fungerar så att det fösta argumentet ska innehålla datum och det andra argumentet det önskade formatet.

=TEXT(datum;önskat_format)

=TEXT(A1;"MMMM")


Tips 4 - Zooma till markering

Har du nån gång suttit och manuellt justerat cellstorlek eller teckenstorlek för att hela rapporten inte får plats på skärmen?

Ibland har vi data och rapporter som tar upp lite för mycket plats så att vi inte kan se hela rapporten eller sammanställningen på vår skärm. Ibland behöver vi då justera filen så att hela innehållet syns på en och samma gång på skärmen så att vi slipper skrolla ner eller åt sidan för att kunna läsa hela rapporten.

Ibland kanske det är helt rätt att då förändra cellstorlek eller teckenstorlek, MEN ibland kan metoden "Zooma till markering" räcka.

I bilden nedan har vi en rapport som inte får plats på skrämen.

Genom att markera hela det område som vi vill visa på skärmen och sedan gå upp under Visa-menyn och klicka på knappen "Zooma till markering" så autopassas området till vad som ryms på bildskärmen.


Tips 5 - Bekräfta formeln men stanna i cellen

Ibland vill man inte stega vidare från den cell där man precis matat in ett värde eller gjort en formel i. Dock vill man bekräfta värdet eller formeln utan att lämna cellen. Då kan man göra på följande sätt:

Med musen

När du matat in önskat värde eller formel i din cell så trycker du på den lilla bocken till vänster om formelfältet (se rödmarkerat på bilden). Du bekräftar då inmatningen men står samtidigt kvar med markören i cellen.

Med tangentbordet

Håll Ctrl-knappen nedtryckt samtidigt som du trycker ner Enter-knappen så stannar du också kvar i formelcellen.


Kortkommandotipset

Arbetar man mycket i Excel vinner man definitivt tid på att använda kortkommandon för radmarkering och kolumnmarkering. Slår man Shift + Mellanslag så markeras den eller de rader som är aktiva. För kolumner gäller Ctrl-knappen istället.

  • Shift + Mellanslag (markera rad)
  • Ctrl + Mellanslag (markera kolumn)

Dessa kortkommandon är ligger riktigt bra beläget på tangentbordet, vilket innebär att när du väl lärt dig dem är de riktigt sköna att använda och skonsamma för din kropp :-)


Icke-Exceltipset

Hur bifogar du fil/filer i ett svarsmail? Kanske detta tips kan ge dig ett snabbare sätt?

När vi skickar nya mail och vill bifoga filer kan vi ju antingen

A) markera filen i Utforskaren och högerklicka och välja "skicka till" och  "epostmottagare" eller

B) gå via Arkivmenyn i respektive Office-program och välja "Spara och skicka" och sedan "Skicka som bifogad fil".

Detta kan du dock INTE göra du vill bifoga en fil i ett mail där du svarar någon. Vad många då brukar göra är att klicka på "bifoga fil" i epostprogrammet och leta upp filen i utforskaren. Beroende på var filen ligger tar det hur som helst lite tid att leta upp filen från scratch, kanske 10-20 sekunder.

Själv har jag alltid ett fönster av Utforskaren öppet och hittar filen mycket snabbare den vägen.

Testa följande nästa gång.

1) Dra filen från Utforskaren ner till svarsmailet i aktivitetsfältet. Släpp inte!

2) Efter någon sekund kommer mailfönstret att öppnas.

3) Släpp filen i mailet - Klart.

För mig går detta betydligt snabbare.


Vill du ta Excel till en ny nivå?

Excel Premium är utbildningstjänsten som ger dig det där extra inom Excel. En mycket omfattande videobaserad Excelutbildning. Nedladdningsbara övningsfiler. Du sparar tid, miljö och pengar. Läs mer.

Excel Premium Excel Premium


Tack för denna gång. Vi ses om några veckor igen.

Tobias Ljung



logga

 

Dela på Facebook Dela på MySpace Dela på Pusha Dela på Twitter