Infocell
 

 

EXCELBREVET nr 3 2013



Hej!

Välkommen till ett nytt Excelbrev. Tipsen inleds med två filmer om Rapportformatering och felhantering via OMFEL-funktionen för att övergå i skrivna tips om att dölja formler i skyddade blad, delsummera i månader och ett kortkommandotips såklart. Vi avslutar med ett Outlook-tips.

Denna gång skickar jag också med ett oslagbart specialerbjudande: Excel Grundkurs 10-11 april i Göteborg + Excel Premium i ett helt år för endast 6.995 kr (boka senast 22/3).

Reklamfilm Excel Premium
Klicka på bilden för att spela upp filmen om Excel Premium (välj HD-kvalitet)

Vi gratulerar Pia Theorin på Avesta Kommun som vann förra numrets tävling. En bok är på väg till dig. Intressanta svar; hela 85 % av respondenterna använder Excel 2007 eller senare och drygt 95 % har svenska som språk.

Maila gärna tips, idéer och frågeställningar om Excel. Både specifika problemställningar och önskemål om kommande Exceltips är varmt välkomna.

Behov av anpassad utbilding? Du får hjälp att definiera vad ni behöver. Vi hjälper er med förkunskapstest och diskuterar sedan fram ett upplägg som passar för just er. Även utbildnining i övriga Office-program som t.ex. Word, PowerPoint och Outlook.

Trevlig Excelstund,

Tobias Ljung

Konsult & Utbildningsansvarig

0722 – 15 87 11 tobias@infocell.se


Facebook LinkedIn Twitter

Gillar du Excelbrevet? Sprid det gärna till kollegor och vänner.


Tips när ni kollar på videofilmerna: Maximera skärmbilden så att ni har maximal bildyta.
För filmer som är länkade till Youtube så välj HD-kvalitet för bästa upplevelse.


Tips 1 - Rapportlayout - från ax till limpa

I denna video utgår vi från en relativt oformaterad resultatrapport som vi fått till oss. Som mottagare av en sådan rapport är det svårt att bedöma vad som är viktigt och utläsa grupperingar och summeringar.

Vi förvandlar rapporten till en bra uppställd resultaträkning genom att använda olika formateringsredskap som färgsättning av celler och tecken, centrering över kolumner, talformateringar m.m. Ingen "rocket science" men snabbt och enkelt får vi en snygg rapport som blir användarvänlig för mottagaren.

Video: Rapportlayout

Just nu: Grundkurs + Excel Premium = Sant

Kombinera det bästa av två världar. Gå en omfattande Grundkurs under två dagar i Göteborg 10-11 april och få Excel Premium på köpet. Du får en bra grund att stå på och med Excel Premium kan du sedan repetera grunderna samtidigt som du har något att växa med när du är redo att ta ytterligare kliv i Excel.

Grundkurs 2 dagar+ Excel Premium 1 år förendast 6.995 kronor. Boka här.

Beställ senast 22/3 (4 platser kvar).


Tips 2 - OMFEL - funktionen för felhantering

Vídeo: OMFEL

Alla som har arbetat med formler och funktioner har säkert fått erfara att formler returnerar felvärden, t.ex. #SAKNAS!, #VÄRDEFEL!, #REFERENS!, #DIVISION/0!, #OGILTIGT!, #NAMN?

Genom att använda funktionen OMFEL kan du själv styra vilket värde som ska genereras om ett felvärde uppstår i dina formler.

Videon förklarar även hur man löser uppgiften i äldre versioner (Excel 2003 och tidigare) genom att kombinera funktionerna OM och ÄRFEL.


Tips 3 - Dölja formler i skyddat kalkylblad

Frågeställning inskickad av Kristina: "Jag har en Excelfil med många celler som är skyddade så att användarna inte kan ändra i dem. Ett lösenord krävs. I vissa av cellerna har jag formler. Dessa skulle jag dessutom vilja dölja för användarna. Går det på något sätt?"

Ibland kan man ju precis som beskrivits ovan inte bara skydda formler från redigering utan också dölja formler som kan vara känsliga. Då gör man på följande sätt:

Först måste man då markera alla formler i kalkylbladet. Enklast gör man det genom F5 eller Ctrl+G och väljer Special... alternativt via Startfliken - gruppen Redigera - Sök och markera - Gå till Sepcial (se bilder nedan).

Sedan väljer du att kryssa i Formler och klickar OK.

Då kommer alla dina formler i kalkylbladet att markeras samtidigt. (bliden nere till höger).

Därefter behöver du välja formatera celler (Ctrl+1) och välja fliken Skydd och därunder se till att både "Låst" och "Dold" är ikryssade innan du trycker OK.

 

 

Som ett sista steg går du sedan in under menyfliken Granska och väljer Skydda blad. Där väljer du vilket lösenord och vad som ska vara tillåtet för användaren att göra.

När du nu bekräftar med OK kommer dina formler vara både låsta för redigering och dolda. När du markerar en formelcell i kalkylbladet kommer det vara tomt i formelfältet och endast talet i cellen kommer att synas.


Vill du läsa tidigare Excelbrev? Här finns alla gamla Excelbrev samlade.


Tips 4 - Delsummera datum i månader

Går det att delsummera på månader även om underliggade data är i form av datum?

Som du kanske känner till så skapar Excel en delsumma för varje enskilt datum om man försöker delsummera på en kolumn innehållande datum. Ett sätt att lura Excel är dock att göra följande för att få till en delsummering på månader:

1) Säkerställ att din tabell är sorterad i datumordning.

2) Formatera datumkolumnen så att önskat månadsformat syns. I exemplet används MMMM ÅÅÅÅ.

3) Delsummera din data. Menyfliken Data, knappen Delsumma. Välj vid varje förändring i "Datum" och summera kolumnen "Belopp".

Delsummering sker nu på månader istället för dagar.

4) Formatera nu om hela datumkolumnen till datum igen. Summeringarna är ju inte Tal så dessa kommer inte påverkas.


Kortkommandotipset

Denna gång blir det ett kortkommando för er som verkligen vill utnyttja tangentbordet till max :-)

(högerklicka)

Genom att trycka Shift + F10 så högerklickar du med tangentbordet. Sedan använder du bara piltangenterna och Enter för att göra ditt val.

Kortkommandot fungerar utmärkt i de andra Office-programmen också och även i t.ex. webbläsare.


Icke-Exceltipset

Stäng mailet när du svarat på det.

Eftera att man har svarat på ett mail så brukar de flesta stänga det ursprungliga mailet. Om du är en av dessa se istället till att det stängs automatiskt när du har svarat på det - så slipper du göra det varje gång.

Gå in under Arkiv - Alternativ och välj E-post. Skrolla en bit ner till och kryssa i rutan "Stäng originalmeddelandets fönster när du svarar eller vidarebefordrar" under Svar och vidarebefordran. (se bilden).

stäng mail när du svarar

Använd sedan kortkommandon för att svara eller vidarebefordra mail:

          Ctrl + R (svara på ett mail)

          Ctrl + Shift + R (svara alla på ett mail)

          Ctrl + F (vidarebefordra)


Vill du ta Excel till en ny nivå?

Excel Premium är utbildningstjänsten som ger dig det där extra inom Excel. En mycket omfattande videobaserad Excelutbildning. Nedladdningsbara övningsfiler. Du sparar tid, miljö och pengar. Läs mer.

Excel Premium Excel Premium


Tack för denna gång. Vi ses om några veckor igen.

Tobias Ljung



logga

 

Dela på Facebook Dela på MySpace Dela på Pusha Dela på Twitter