Infocell
 


Nu är det vår!

För bara några dagar sedan var det mössa, vantar, snö och minusgrader.

Igår kvittrade fåglarna och jag kunde springa löparrundan i shorts och konstatera att termometern visade 15 grader vid hemkomst. Stretchningen i trädgården bjöd på snödroppar, skilla och krokus. Till å med tulpanerna börjar skjuta upp ur jorden :-)

På Excelfronten är det nu full rulle med utbildningar och inspelning av nya avsnitt i Excel Premium. Konstaterar ett större intresse för pivottabeller, PowerPivot och privata/exklusiva utbildningar i kombination med e-learning/Excel Premium.

vårbild

Bland tipsen i månadens Excelbrev finner du en video om en ny add-in från Microsoft (Data Explorer) och tips hur du tar med respektive utesluter dolda celler i  dina diagram. Sedan har du en film om hur man rensar dubbletter och därefter ett tips hur du faktiskt kan granska både formler och värden i ett och samma Excelark samtidigt. Vi avslutar som vanligt med ett kortkommandotips och ett Icke-Exceltips.

Trevlig Excelstund,

Tobias Ljung

Konsult & Utbildningsansvarig

0722 – 15 87 11 tobias@infocell.se

Ny Excel-Add-in: Data Explorer

Den 11:e april släppte Microsoft en betaversion av en ny Excel-Add-in som heter Data Explorer.

Med Data Explorer kan du med en vanlig sökfunktion leta upp datakällor på internet och länka upp dem och skapa Exceltabeller med ett kick.

Klicka på bilden för att se videon

Du kan även importera information från alla möjliga källor t.ex. SQL-Server, textfiler, CSV, XML, Excelfiler, Exceltabeller, Access, olika databaser, SharePoint-listor och Facebook. Du kan välja vilka kolumner från tabellerna som du vill visa i din Exceltabell och du kan dessutom filtrera informtionen.

Microsoft beskriver själva att Data Explorer är en add-in som ger en sömlös upplevelse av data discovery, data transformation och berikning för informationsarbetare.

Kolla in videon där du ser hur du kan söka information på webben och skapa länkar och Exceltabeller. Du ser även hur du länkar och exporterar information från Facebook till Excel.

Data Explorer går snabbt att installera (du hittar betaversionen här). Gäller Excel 2010/2013.

Visa data från dolda celler i dina diagram

Problemställning inskickad av Mikael: "Vi har i några kalkylblad ett antal diagram som är länkade till dolda celler/kolumner. Den dolda datan kommer inte med i diagrammet. Kan man "fixa" till så att även denna data kommer med och visas i diagrammet?"

Svar: Ja, man kan välja om data i dolda rader och kolumner ska visas eller inte. Inställningen görs för varje enskilt diagram.

I exemplet nedan visas ett diagram över försäljningen under några månader för ett par bilmärken. Rad 4 (Volvo) och kolumnerna D och E (Feb och Mar) är dolda som utgångsläge. Trots att diagrammets källdataområde omfattar även dessa dolda celler så visas inte datan för Volvo och Feb/Mar i diagrammet.

Genom att markera diagrammet och klicka på knappen "Markera data" så att du kommer in i dialogen "Välj datakälla". Längst ner till vänster i dialogrutan klickar du sedan på knappen "Dolda och tomma celler".

Då öppnas ytterligare en dialogruta "Inställningar för dolda och tomma celler". Genom att klicka i kryssrutan "Visa data i dolda rader och kolumner" så ser du att diagrammet visar Volvo och Feb/Mar i diagrammet trots att dessa värden fortfarande är dolda.

På detta sätt kan man alltså välja att dölja hela källdataområden men ändå få med all data i diagrammen.
 

Ta bort dubbletter och ta fram unika poster

Vídeo: Ta bort dubbletter

Arbetar du med register, listor och tabeller i Excel har du säkert någon gång behövt rensa en lista från dubbletter.

Nu är det enklare än någonsin i Excel att ta bort dubbletter från en lista. I avsnittet ser du olika sätt att lösa problemet på. Vi kollar dels på hur man kan använda den inbyggda knappen "Ta bort dubbletter" samt hur man kan använda Avancerat filter för att ta fram unika poster.

 


Är ni flera som tillsammans behöver utvecklas i Excel?
En anpassad utbildning är effektiv, flexibel och prisvärd.

Kanske har du behov att att höja din egen kompetens genom en exklusiv och personlig Excelutbildning?

Hos Infocell får du hjälp att definiera behovet av utbildning.
Vi hjälper till med förkunskapstest och diskuterar fram ett upplägg som passar för just er organisation.

Med Infocell har du också möjligheten att kombinera en lärarledd utbildning med e-learning.

Ring (0722-158711) eller maila Tobias Ljung (tobias@infocell.se) eller fyll i kontaktformuläret så berättar vi mer om de möjligheter som finns.

Vi erbjuder även utbildnining i övriga Office-program som t.ex. Word, PowerPoint och Outlook.

Granska dina formler och värden samtidigt

Genom att du går upp under menyfliken Formler och klicka på knappen "Visa formler" (Ctlr+§) så kan du se alla formler istället för värden i cellerna.

Detta är ett knep som en del känner till och använder i sitt Excelarbete. Dock är det inte många som känner till möjgliheten att kunna se både formler och värden samtidigt. Detta kan man möjligöra genom följande:

1) Stäng alla Excelfiler utom den filen som du vill analysera. Tryck sedan Ctrl+Home för att ställa cellmarkören i cell A1.

2) Klicka på menyfliken Visa och välj "Nytt fönster" i gruppen Fönster. Notera att filnamnet har fått tilläggen :1 resp. :2.
(se bild nedan).

Video: Rapportlayout

3) Klicka sedan på "Visa sida vid sida" i gruppen Fönster. Se till att Synkroniserad rullning också är aktiverad.

4) Välj sedan på knappen "Ordna alla" och välj "Lodrätt". Nu ska du ha två identiska kopior av ditt kalkylblad liggande sida vid sida. Skulle du nu skrolla nedåt i Excelarket så kommer båda kalkylbladen att rulla samtidigt (synkroniserat).

 

5) Klicka sedan på kalkylbladet till höger och gå upp under menyfliken Formler och klicka på knappen "Visa Formler i gruppen Formelgranskning.

6) Nu kan du granska ditt Excelark genom att du har värdena till vänster och formlerna till höger. Och du kan skrolla i båda samtidigt genom att den synkroniserade rullningen är aktiverad.

 


Kortkommandot denna gång handlar om hur man döljver och visar rader. Genom att trycka Ctrl+9 så döljer du den eller de rader som du har cellmarkören på. Du behöver alltså INTE markera hela raden för att dölja den när du använder detta kortkommando vilket är riktigt bra. För att sedan visa raden/raderna så trycker du Ctrl+Shift+9.

 
Dölj rad/rader


Visa rad/rader

Word - Lista med kryssrutor

Om du har en lista som du behöver kryssrutor för så kan du enkelt omvandla din punktlista till en lista med kryssrutor istället. I Exemplet ser du en packlista inför skidsemestern.

Först markerar jag min punktlista och går upp och klickar på listpilen bredvid knappen punktlista. Där väljer jag "Definera ny punkt..." längst ner (se bild).

stäng mail när du svarar

Klicka sedan på "Symbol...". Därefter väljer du en symbol som du tycker passar. Olika kryssrutor finns att välja bland flera teckensnitt. I exemplet tog jag ett i teckensnittet Wingdings, Bekräfta sedan med OK två gånger.

 

 

Nu har min punktlista omvandlats till en lista med kryssrutor. Jag kan nu enkelt bocka i de saker som jag packar undan för undand.

Fördelen är också att om/när jag lägger till nya punkter så skapas nya kryssrutor.

 

Excel Premium är utbildningstjänsten som ger dig det där extra inom Excel. En mycket omfattande videobaserad Excelutbildning. Nedladdningsbara övningsfiler. Du sparar tid, miljö och pengar. Läs mer.

Excel Premium Excel Premium

Tack för denna gång. Vi ses om några veckor igen.

Tobias Ljung



logga



 
Dela på Facebook Dela på MySpace Dela på Pusha Dela på Twitter