Infocell
 

PRENUMERERA GRATIS

PÅ EXCELBREVET

 

Vill du också få helt kostnadsfri Excelutbildning med videos och skrivna tips varje månad?

Fyll i uppgifter i fälten nedan och klicka OK

(OBS! Du kommer att få ett mail där du ombeds bekräfta din gratisprenumeration)

Du kan när som helst avregistrera dig.

 

(Din e-postadress kommer inte att säljas, bytas eller överlåtas)

Namn

Företag

E-post

Registrera   Avregistrera
 
 
 
 

Excelbrevet nr 9 2012


EXCELBREVET nr 9 2012



Hej!

På menyn denna gång blir det en färgrik höstblandning.

Som aptitretare blir det en Excelanrättning på iPad.

Till förrätt ytterligare ett smakprov på vad som komma skall i Excel 2013, nämligen Timeline.

Till huvudrätt bjuds du på den otroligt användbara funktionen LETARAD. Du som inte kan den - lär dig den nu -du kommer att ha nytta av den. Jag lovar.

Efterrätterna är två till antalet. Du lär dig sortera efter kolumner istället för rader som är det vanliga. Du kommer också att lära dig att skapa flera pivottabeller i separata bladflikar m.h.a. filtrering av pivottabell.

Allt sköljs ner med det sedvanliga kortkommandotipset och ett icke-Exceltips som i detta nummer visar hur du sätter tidsintervall på ditt autosvar i Outlook.

Tycker du Excelbrevet är bra? Då kan du passa på att värva någon ny "Excelbrevare" och samtidigt få en film om hur du göra hastighetsmätare i Excel. Se avsnittet mellan Tips 1 och Tips 2.

Videos som ingår i Excelbrevet brukar vi lägga ut på YouTube löpande. Vill du inte vänta på Excelbrevet kan du börja prenumerera på YouTube-kanalen (klicka på "Prenumerera" högst upp") så får du löpande videouppdateringar.

Excelbrevet är ju som bekant gratis. Det är alltid tacksamt varje gång någon delar eller gillar det på LinkedIn, Facebook, Twitter eller andra sociala medier. Då glöder pennan/rec-knappen ännu mer. Dela Excelbrevet nr 9 eller länka till en vän så kan du vinna en bok om PowerPivot.

 

Trevlig Excelstund,

Tobias Ljung

Konsult & Utbildningsansvarig 0722 – 15 87 11
tobias@infocell.se

webbaserad excelutbildning
klicka på bilden och läs mer om tjänsten
Facebook LinkedIn Twitter

Gillar du Excelbrevet? Sprid det gärna till kollegor och vänner.
Länk för att tipsa en vän


IPad-vinnaren från KOMMEK-mässan

Lars Dalén, Ekonomichef i Heby kommun, drog det längsta strået av de ca 300 bidragen i tävlignen från KOMMEK-mässan i Malmö och blev därmed ägare till en iPad.

- Grattis Lars, hur känns det?
- Fantastiskt! Helt otroligt. Är det sant? Vad roligt.

- Har du någon iPad sedan tidigare?
- Nej.

- Vad intresserar dig mest inom Excel?
- Pivottabeller. Jag är inte fullfjädrad, men jag ser vilka möjligheter som finns om man kan hantera pivottabeller på ett smart sätt.


Tips 1 - Excel på iPad? Jodå, det funkar

Du kanske har hört att det finns olika appar att köpa på AppStore som gör att du kan skapa och redigera Office-filer. Min erfarenhet av dessa appar är att deras funktionalitet är mycket begränsad och jag har blivit besviken varje gång.

Tills för några månader sedan då jag upptäckte en gratisapp som slog alla betalappar med råge.

CloudOn är helt gratis och klarar av det mesta du behöver göra i Excel, Word eller PowerPoint på din iPad. Redigera diagram, vända och vrida data i pivottabeller, formatera, använda kortkommandon etc. funkar perfekt.

Vill du se hur det fungerar att använda Excel med CloudOn på din iPad så titta på denna videofilm. CloudOn finns även för Android.


Värva en kompis till Excelbrevet

 

Ju fler vi är tillsammans...

 

Alla som värvar en ny "Excelbrevare"
fram till nästa Excelbrev får videon "Så
gör du en egen hastighetsmätare i Excel".

Maila mig namnet på den du värvat
så skickar jag dig videolänken
.


Tips 2 - Excel 2013: Timeline - vad är det?

Excel 2013 Timeline

Här kommer ännu en video om Excel 2013. Denna gång tittar vi på nyheten Timeline.

Timeline är ett nytt utsnittsverktyg som lanseras med Excel 2013. Nu kan man skapa snygga utsnitt (s.k. timeline) med hjälp av datumfält. I videon kollar vi hur Timeline ser ut och fungerar i den kommande Excelversionen.

Timeline är en snygg, smidig och ganska naturlig utveckling av utsnittsverktyget i Excel. Motsvarande finns ju redan i en del beslutsstödsverktyg.


Tips 3 - LETARAD - en funktion att lära sig

LETARAD-funktionen är en funktion som många Excelanvändare kan ha stor nytta av i sitt arbete vare sig man arbetar som ekonom, säljare eller något annat.

Jobbar du med större tabeller/listor eller använder kalkyler kopplade till databaser/listor kommer LETARAD ofta väl till pass.

Kan du inte använda LETARAD-funktionen idag, titta på dessa två videos och prova dig fram i övningsmaterialet som finns på hemsidan.

I vår utbildningstjänst Excel Premium finns ännu fler videos om hur du kan använda LETARAD-funktionen.


Tips 4 - Sortera efter kolumn

Excel sorterar data efter innehållet i rader som standard. Detta är ju bra eftersom vi nästan alltid sorterar på det sättet. Men det finns tillfällen där man vill sortera sina data efter innehållet i kolumner. Ett bra exempel på detta är om du vill organisera dina kolumner i bokstavsordning. De flesta hade nog valt att klippa ut och klistra in kolumner kors och tvärs för att lägga kolumnerna i bokstavsordning. På följande sätt kan du sortera kolumnerna helt riskfritt och garanaterat snabbare:

byte standardkatalog i Excel

 

1. Markera området (B2:G7) eller stå med markören någonstans i området.

2. Under menyfliken Start klickar du på ”Sortera och filtrera” och välj därefter ”Anpassad sortering…”.

 

3. I dialogrutan för Sortera välj ”Alternativ…” och bocka därefter i ”Sortera vänster till höger” och bekräfta med OK.

 

4. I fältet för ”Sortera efter” väljer du sedan ”Rad 2”. Notera att i vårt fall väljer vi att sortera på raden där våra kolumner finns, men det är fullt möjligt att välja vilken rad vi vill om vi t.ex. skulle vilja sortera på värden.

 

5. När du sedan bekräftat med OK så är tabellen/området sorterat i kolumnmässig bokstavsordning som vi önskade.

Övningsfilen hittar du här: Tips59-Sortera data efter kolumner.xlsx


Tips 5 - Skapa pivottabeller från rapportfilter

Pivottabeller består av rad- och kolumnetiketter, värden och rapportfilter. Radetiketter är det som visas på raderna och kolumnetiketterna det som visas på kolumnerna. Värden är precis som det låter mätvärden och visas som data. Rapportfilter visas ovanför pivottabellen.

 

I vårt exempel har vi försäljningsstatistik på ca 2.000 försäljningsrader i fliken Data. Vi har sedan sammanställt denna försäljningsstatistik med en pivottabell (se nedan). Vi har Frukt som radetiketter och År som kolumnetiketter. Värdet består av antal sålda kilon. Som rapportfilter har vi Säljare. I rapportfiltret kan man filtrera på en eller flera säljare och pivottabellen speglar då försäljningen för de valda säljarna.

 

 

Så här långt tror jag många av er hänger med. Nu ska vi skapa en pivottabell per Säljare i var sin bladflik. Det innebär att nio bladflikar kommer att skapas i vår arbetsbok. Anledningen kan vara att förenkla för användaren eller att man inte vill visa andra säljares detaljerade statistik för alla säljarna.

 

Vill ni veta hur man kan automatisera denna process fullt ut genom att skapa flikar och sedan skapa enskilda filer med automatik per bladflik (genom makro) så kolla även in detta tips.

Så här gör vi:

1. Stå någonstans i pivottabellen.

2. Under menyfliken Alternativ (Verktyg för pivottabell) så klickar du på listpilen vid Alternativknappen (se bilden nedan). Sedan klickar du på ”Visa rapportfiltersidor…”.

 

 

3. Vi får du upp dialogrutan ”Visa rapportfiltersidor” enligt nedan. Klicka OK.
(Hade vi haft fler fält som rapportfilter hade flera alternativ dykt upp i listan nedan).

 

 

4. Nu har bladflikar med pivottabeller för respektive säljare skapats (se nedan).

 


Kortkommandotipset

Jag vet att många använder kommandon PgDn-knappen (PageDown) och PgUp-knappen för att röra sig uppåt och nedåt i kalkylarken istället föra att använda rullningslisterna eller skrollhjulet. Det är bra och snabbar upp arbetet.

Vad många inte vet är att man också kan göra samma sak i sidled med kortkommandon.

Detta brevs kortkommandon är två kortkommandon som med fördel används om man har många kolumner och breda kalkylark:

  • Alt + PgDn
  • Alt + PgUp

Genom att klicka Alt + PgDn så förflyttar du dig en skärmlängd till höger och tvärtom till vänster med Alt + PgUp.


Icke-Exceltipset

Tidsinställt autosvar i Outlook.

Hur många gånger har du fått frånvarosvar/autosvar när du skickat mail till en person som du vet är närvarande?

Du kanske själv har glömt att stänga av autosvaret när du kommit tillbaka efter en frånvaro/semester?

Dels kan det upplevas som irriterande för mottagaren, men framför allt kan missförstånd uppstå mellan korrespondenterna. Orsaken till att autosvaret inte har avaktiverats beror många gånger på att Outlook (2007/2010) inte tydligt visar att autosvar är aktiverat när man öppnar upp programmet efter frånvaron.

För att förhindra detta och slippa att manuellt avaktivera autosvar när man kommer tillbaka till jobbet bör man använda starttid och sluttid när man aktiverar sin autosvar.

 

Gör på följande sätt i Outlook (visas i version 2010):

1. Gå in under Arkiv – Info – Automatiska svar.

 

2. När du kommer in i dialogrutan för Autosvar klickar du som vanligt i ”Skicka autosvar”.

3. Därefter bockar du även i rutan för ”Skicka endast under det här tidsintervallet:”. Du anger Startdatum och starttidpunkt och samma sak för sluttiden (se bilden nedan).

 

 

4. Glöm sedan inte att ange samma frånvaromeddelande i fliken ”Utanför organisationen (på)” och bocka i huruvida du vill skicka autosvar endast till dina kontakter eller till alla utanför organisationen. (se bild nedan).


Vill du ta Excel till en ny nivå?

Excel Premium är utbildningstjänsten som ger dig det där extra inom Excel. En mycket omfattande videobaserad Excelutbildning med många övningar. Du sparar tid, miljö och pengar. Läs mer.

Tack för denna gång. Vi ses om några veckor igen.

Tobias Ljung



logga


 

Dela på Facebook Dela på MySpace Dela på Pusha Dela på Twitter